プレスリリース 2026.10.22

分担を決める前に、必要な仕事を一緒に見つける。取引先・他部署との会議を見直す図解実践ガイドを無料公開

リリース発行企業：リクエスト株式会社

情報提供：

980社・33.8万人の働く人々のデータを研究・教育開発の基盤とするリクエスト株式会社（本社：東京都新宿区、代表取締役：甲畑智康）は、取引先や他部署との会議を進める管理職・リーダーに向けて、図解実践ガイド「必要な仕事を、一緒に見つける会議。」を無料公開します。

会議で担当や期限を決めても、その後の仕事が進まない。何を依頼すればよいか、どの情報を確かめればよいかが分からない。本資料は、そうした場面で、目指す状態と現状から必要な仕事を見つけ、分担と次の見直しにつなぐ進め方を紹介します。

「必要な仕事を、一緒に見つける会議。」図解実践ガイド。人物イラストは説明用の架空場面です。
図解実践ガイドを読む・ダウンロードする（PDF／A4横・全10ページ）

「誰が何をするか」を決める前に、何をよくしたいかを確かめる

研修で比較したのは、各社の役割を起点にする会議と、共有する目的を起点にする会議です。
役割から考える会議の問いは、「メーカーは何をし、流通店は何をするか」。目的から考える会議の問いは、「流通店の取引先構成をよくするために、何が必要か」です。取引先構成とは、どの顧客と、どのような仕事をしているかという全体の組合せを指します。

同じ紙面で起点と問いを比較。どちらの会議にも役割があり、扱う仕事に応じて使い分けます。
目的から考える会議でも、役割分担は必要です。必要な仕事がまだ明確でないときに、目指す状態、現状との違い、判断に足りない情報を一緒に確かめ、その後で担い手を考えます。
「取引先構成をよくする」という言葉も、相手と具体化する必要があります。どの取引先との、どのような仕事を増やしたいか。それによって相手の仕事がどうよくなるか。相手が大切にしたい条件も確かめ、目的を一方的に決めない進め方を提案しています。

同じ図を見ることで、次に確かめる情報を見つける

本資料には、部署間で顧客への回答が止まっている架空例を収録しました。営業と実務担当の役割を決めるだけでなく、実際の依頼メールと確認メモを持ち寄り、誰から誰へ、何が渡ったかを図にします。
例では、顧客の希望日が依頼に記載されていません。「誰が回答するか」に加えて、「回答を決めるために、何を確かめる必要があるか」を問うことで、次に確認する内容を具体化します。
そこから、顧客の希望日や変更できる条件を聞く、対応できる日とその条件を調べる、回答内容を一緒に確かめる、という仕事を整理します。担当、合意した期限、次に見る結果までをつなぐ記入例も載せています。

次の会議で使える、四つの問い

最近の一件と、今ある資料から始める四つの問い。新たな長い記述を前提にしません。
1. 何を、どうよくしたいか。誰の、どの仕事が、どう進む状態か。
2. 今、何が分かっているか。同じ資料を見て、根拠と不明点を分ける。
3. 次に、何を確かめるか。判断を変えそうな不足情報を一つ選ぶ。
4. 誰が行い、いつ見直すか。次に見る事実と、実行できる条件を決める。
四つの問いは、職場で試すための提案です。最近の一件を選び、今あるメール・図・メモを見ながら、指す、選ぶ、書き足すところから始められます。必要な仕事と手順が明確な場合は、担当・期限・受け渡し条件の確認を中心に進めます。

作成のきっかけ：経験済みの会議と比較すると、違いが見えてきた

14名のリーダーが参加した研修では、役割分担を起点にする会議が参加者にとって経験済みでした。その会議と、目的を起点にする会議を同じ紙面で比較すると、違いが理解され始め、自分で取引先構成図を描くことで理解がさらに進んだと、講師は観察しています。
この観察を踏まえ、本資料では、経験した会議との比較と、実際の一件を図にして確かめる活動を、職場で試す方法として提案しています。それまでの半年間の説明や支援も下地になった可能性があり、比較や図の作成だけの効果を切り分けたものではありません。企業・個人が特定される情報は省略しています。

研究との接点と、本資料の位置づけ

KauffeldとLehmann-Willenbrockによる職場の会議92件の分析では、問題解決や行動計画に関するやり取りと、会議への満足度などとの関連が報告されています。会議で何を話し、次の行動へどうつなぐかを考える手掛かりになる研究です。
ただし、この研究は本資料の四つの問いや順序の効果を直接検証したものではありません。今回の研修の観察も、会議方法による行動や業績の変化を比較検証したものではありません。実際の一件と相手の反応から、仕事が進んだかを確かめながらご活用ください。
参考研究：Kauffeld, S., & Lehmann-Willenbrock, N. (2012). Meetings Matter: Effects of Team Meetings on Team and Organizational Success. Small Group Research, 43(2), 130-158.
https://doi.org/10.1177/1046496411429599

公開資料の概要

・資料名：必要な仕事を、一緒に見つける会議。
・形式：PDF／A4横／全10ページ／無料
・対象：取引先・他部署との会議を進める管理職、リーダー、会議改善や人材育成の担当者
・内容：役割と目的の比較、目的の具体化、現状を図にする架空例、不足情報を確かめる問い、分担と見直しの記入例、次の会議で使う四つの問い、活用する場面、観察と研究の位置づけ
図解実践ガイドを読む・ダウンロードする（PDF／A4横・全10ページ）